Zamrożone aktywa: Zabezpieczenie trwałości finansowej Twojego biobanku

Zrównoważony rozwój biorepozytoriów i biobanków może być nie lada wyzwaniem. Wymaga zarządzania operacyjnymi, społecznymi i finansowymi zobowiązaniami biobanku, aby pozostał on efektywny i konkurencyjny przez cały przewidywany okres eksploatacji. Biobanki różnią się jednak znacząco pod względem skali, przeznaczenia i konfiguracji, co oznacza, że nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, zwłaszcza w odniesieniu do zamrożonych aktywów i stabilności finansowej. Poniżej podsumujemy niektóre z zaleceń zebranych przez ekspertów z branży.

Zarządzanie biobankami i biorepozytoriami

Biobanki, zwłaszcza te wbudowane lub powiązane z publicznymi placówkami służby zdrowia, mogą nie być uznawane za odrębne podmioty prowadzące własną działalność gospodarczą. W związku z tym niewiele uwagi poświęca się zarządzaniu ich wydatkami i przychodami, traktując je jako koszt systemu opieki zdrowotnej. Ich działalność koncentruje się przede wszystkim na zapewnieniu właściwego funkcjonowania, zarządzaniu biospisami oraz zaspokajaniu potrzeb społecznych i politycznych systemu opieki zdrowotnej.

Niemniej jednak funkcjonowanie biobanku i umowa społeczna mają wpływ na jego ogólny zrównoważony rozwój. Zarządzanie biobankiem wiąże się z gromadzeniem, przetwarzaniem, przechowywaniem i dystrybucją próbek i danych, a także z polityką dostępu do nich, oceną ryzyka i jakości oraz standardowymi procedurami operacyjnymi (SPO). Optymalizacja tych procesów i zwiększenie ich efektywności przyczyni się do zrównoważonego rozwoju biobanku1.

Wymiar społeczny odnosi się do relacji, jakie biobank może utrzymywać ze swoimi interesariuszami; mogą to być fundatorzy, darczyńcy, użytkownicy oraz ogół społeczeństwa, któremu służy. Niepowodzenie w tej dziedzinie może prowadzić do utraty wsparcia ze strony kluczowych grup interesariuszy, co jest szkodliwe dla trwałości pojedynczego biobanku i być może całej dziedziny biobankowości1.

Z politycznego punktu widzenia biobank może również przynosić społeczeństwu wyraźne korzyści, tak jak w przypadku biobanków zajmujących się konkretnymi chorobami (np. niedawnych biobanków COVID-19), co może przyczynić się do zapewnienia finansowania ze środków publicznych.

Choć powyższe kwestie są ważne, należy także wziąć pod uwagę długoterminową stabilność biobanku, co wymaga zrównoważonej strategii finansowej, w ramach której planuje się ciągłe utrzymywanie zasobów biologicznych. Ponieważ w większości biobanków czas gromadzenia próbek wynosi od 10 do 30 lat, między rozpoczęciem działalności biobanku a jego potencjalnymi wynikami w zakresie wyników leczenia pacjentów może upłynąć wiele czasu. Wymaga to zapewnienia długoterminowego zaangażowania i finansowania ze strony interesariuszy, ponieważ nieprzewidywalny i często krótkoterminowy charakter finansowania publicznego utrudnia długoterminową stabilność.

Stabilność finansowa

Większość biobanków powstała dzięki jednorazowej dotacji, wykorzystanej do stworzenia niezbędnej infrastruktury, wyposażenia i zatrudnienia pracowników2. Oznacza to, że często brakuje w pełni opracowanego planu wspierania długoterminowej stabilności biobanku. Co więcej, biorepozytoria mogą mieć różny charakter - od ogólnodostępnych, wielostanowiskowych obiektów po małe kolekcje dla pojedynczych użytkowników. Ta różnica w klasyfikacji utrudnia opracowanie podejścia, które można by wdrożyć we wszystkich biobankach, ponieważ każdy z nich ma własne potrzeby i perspektywy. Dlatego większość badań nad zrównoważonym rozwojem biobanków koncentruje się na większych biobankach, które obsługują całe instytucje i wielu użytkowników. Niemniej jednak wnioski wyciągnięte z doświadczeń większych biobanków, takie jak sposób myślenia o biznesie i wartościach, można zastosować do wszystkich rodzajów biobanków, zarówno dużych, jak i małych. Powinny one służyć jedynie jako wytyczne, a każdy biobank powinien je dostosować do swojej indywidualnej sytuacji.

Wdrażanie modelu biznesowego

Jednym z podstawowych narzędzi zarządzania stabilnością ekonomiczną w biobankach jest opracowanie planu biznesowego. Zazwyczaj plan biznesowy obejmuje działalność firmy w ciągu najbliższych pięciu lat, przy czym w pierwszych latach dodaje się więcej szczegółów. Niektóre z kluczowych części planu obejmują3:

• Dane i struktura organizacji
• Opis projektu i misja
• Analiza rynku i strategia
• Analiza przychodów i kosztów

W części dotyczącej organizacji należy podać ogólne informacje na temat wykonywanych działań i personelu. Mogą to być również dane dotyczące pochodzenia i rodzaju biobanku, jego założyciela lub kierownika wyższego szczebla, liczby przechowywanych próbek oraz rodzaju przechowywanych biopierwiastków. Należy również załączyć schemat organizacyjny personelu, który zawiera krótkie profile zatrudnionych pracowników oraz informacje o różnych wykonywanych przez nich zadaniach3.

W opisie projektu należy wyszczególnić cele, które mają być osiągnięte dzięki realizacji działań związanych z biobankowaniem. Deklaracja misji wyjaśnia cel organizacji i określa, dlaczego istnieje i musi być utrzymywana.

Analiza rynku przedstawia relacje z interesariuszami, definiuje popyt i identyfikuje konkurentów w branży. Udana strategia marketingowa powinna również określać najlepszy sposób uczynienia produktów rozpoznawalnymi przez klientów.

Część poświęcona analizie ekonomicznej zawiera analizę możliwych źródeł przychodów oraz zarysowuje przewidywane koszty operacyjne. Podział kosztów powinien wyszczególniać każdy wydatek, który będzie potrzebny do utrzymania działalności operacyjnej biobanku, z podziałem na poszczególne kategorie3. Do przychodów można zaliczyć wszystkie pieniądze zebrane z kanałów prywatnych i publicznych oraz dochody uzyskane w wyniku administrowania usługami.

Określ swoją wartość

Zrozumienie swojej wartości jest podstawą zrównoważonego biobankowania. Rzeczywista wartość biobanków polega na tym, w jaki sposób mogą one poprawić wyniki leczenia pacjentów poprzez badania i innowacje. Wymaga to, aby zgromadzone próbki i dane były dystrybuowane i wykorzystywane do dalszych badań, a nie tylko gromadzone i przechowywane. Po określeniu, w jaki sposób usługi świadczone przez bank wnoszą wartość dodaną do danej dziedziny, należy ustalić, w jaki sposób przekształcimy tę wartość w zasoby biobanku. W tym celu każdy biobank musi określić, kim są jego "użytkownicy", jakie są ich potrzeby, a następnie pracować nad stworzeniem infrastruktury oraz opracowaniem produktów i usług, które zaspokoją te potrzeby. Niestety, wskaźniki wykorzystania danych w większości biobanków są niskie, a w jednym z międzynarodowych badań odnotowano nawet 10%1.

Wyzwaniem jest więc odpowiednie zakomunikowanie tej propozycji wartości różnym interesariuszom. Można to osiągnąć poprzez podkreślenie korzyści, jakie daje biobank. Dla bezpośrednich użytkowników korzyści te mogą wydawać się oczywiste, natomiast dla interesariuszy, którzy są użytkownikami pośrednimi, mogą być one trudniejsze do oszacowania. W związku z tym konieczne jest dalsze angażowanie tych interesariuszy i podtrzymywanie ich zaangażowania. Wskaźniki efektywności, analizy kosztów i korzyści oraz mierniki finansowe mogą być bardziej atrakcyjne dla sponsorów finansowych. Jednocześnie korzyści społeczne, takie jak generowanie wiedzy, edukacja użytkowników i odkrywanie innowacji klinicznych, mogą być bardziej atrakcyjne dla darczyńców.

Finansowanie i zarządzanie kosztami

Biobank musi zebrać fundusze wystarczające na pokrycie kosztów rozpoczęcia działalności i funkcjonowania w momencie uruchomienia. Środki te są zwykle zapewniane przez instytuty goszczące lub granty badawcze i wystarczają na początkowy okres od trzech do pięciu lat. W tym czasie biobank musi koniecznie przejść na zrównoważony model finansowy. Wprawdzie instytut goszczący może nadal wspierać biobank, ale należy także wypracować inne źródła finansowania, co może być czasochłonne. Istnienie komercyjnych biobanków dowodzi, że jest to możliwe do zrealizowania. Najlepiej byłoby, gdyby biobank miał wiele źródeł finansowania i przychodów. Do najpopularniejszych źródeł należą obecnie darowizny prywatne, budżet instytucjonalny, fundusze publiczne, fundusze prywatne i opłaty użytkowników. Ogólnie rzecz biorąc, biobank musi zacząć koncentrować się raczej na inwestycjach długoterminowych i zrównoważonym rozwoju niż na rozwiązaniach krótkoterminowych.

Zarządzanie kosztami jest istotnym elementem zrównoważonych rozwiązań w zakresie biobankowania. Co więcej, zrozumienie całkowitych kosztów funkcjonowania biobanku jest kluczowe przy określaniu potencjalnych oszczędności i środków zwiększających efektywność. Początkowo biobanki wymagają zwykle dużych nakładów kapitałowych na infrastrukturę i wyposażenie, ale z czasem koszty te maleją. W miarę dojrzewania biobanku koszty eksploatacji i personelu znacznie rosną i stanowią główne wydatki biobanku. Aby utrzymać zrównoważony rozwój w dłuższej perspektywie, należy kontrolować koszty związane z pobieraniem próbek i danych, zarządzaniem próbkami laboratoryjnymi, przechowywaniem i przetwarzaniem próbek, a także ich pobieraniem i dystrybucją. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc w zarządzaniu kosztami1:

• Poprawa wydajności przechowywania próbek w celu zmniejszenia kosztów przechowywania jednej próbki
• Automatyzacja może obniżyć koszty personelu, umożliwiając przetwarzanie większej liczby próbek przy minimalnej liczbie pracowników
• Wybór odpowiedniego dostawcy laboratoryjnych materiałów eksploatacyjnych, biorąc pod uwagę jakość i cenę
• Współpracować z innymi biobankami w celu dzielenia się wydatkami na sprzęt i oprogramowanie
• Oceniać, jakie próbki są przechowywane, i odrzucać te, które prawdopodobnie nie zostaną wykorzystane.

Wnioski

LabTAG rozumie wyzwania stojące przed biobankami i biorepozytoriami i oferuje rozwiązania w zakresie identyfikacji, które pomagają zminimalizować koszty. Nasze etykiety są wykonane z trwałego materiału z mocnym, trwałym klejem, który nie zawiedzie nawet w ekstremalnych warunkach kriogenicznych. Etykiety na próbki można zadrukować kodami kreskowymi 1D/2D i zintegrować z systemem LIMS w biobanku w celu lepszego śledzenia próbek, zmniejszenia strat spowodowanych błędami w identyfikacji i skrócenia czasu wyszukiwania. Nasze etykiety mogą być również kompatybilne z większością zautomatyzowanych systemów, co pozwala pracownikom skupić się na innych zadaniach.

LabTAG firmy GA International jest wiodącym producentem wysokowydajnych, specjalistycznych etykietoraz dostawcą rozwiązań identyfikacyjnych stosowanych w laboratoriach badawczych i medycznych, a także w placówkach służby zdrowia.

Referencje:

• Sustainable Biobanking: The Financial Dimension. Van der Stijl, R. i Eijdems, L. Biobanking and Biomolecular Resources Research Infrastructure (BBMRI). 2019 Sep.
• Finding the Path to Biobank Sustainability Through Sound Business Planning. Henderson M, Simeon-Dubach D, Albert M. Biopreserv Biobank. 2015 Dec;13(6):385-6.