Korzyści wynikające ze zrównoważonego zarządzania zapasami

W lipcu 2014 roku naukowiec z FDA odkrył w niezabezpieczonej chłodni na terenie kampusu NIH w Bethesdzie w stanie Maryland sześć fiolek z wirusem ospy. Dalsze dochodzenie wykazało, że fiolki rzeczywiście zawierały żywy wirus i nie były znane FDA lub NIH od około 50 lat, czyli od czasu, kiedy leżały w magazynie. Sytuacja ta rzuca światło na niektóre z bardziej ekstremalnych zagrożeń wynikających z braku zapasów próbek biologicznych. Niemniej jednak posiadanie dokładnego i efektywnego zarządzania zapasami próbek przynosi wiele korzyści. Od bezpieczeństwa i ochrony do efektywności energetycznej i oszczędności czasu, posiadanie wysokiej jakości metody zarządzania inwentaryzacją jest drogą do celu. Claudio Rolli z FLUICS GmbH w Niemczech napisał następujący wpis gościnny na temat zrównoważonego zarządzania inwentaryzacją.

Przechowywanie w chłodni

Próbki, które są przechowywane w zamrażarkach, kriokomorach i szafach bezpieczeństwa są unikalne i cenne. Ich wyprodukowanie lub zebranie wymaga wiele wysiłku, albo ich zakup jest kosztowny. Zazwyczaj wiele różnych odczynników, takich jak bufory i żywice oczyszczające oraz materiały eksploatacyjne, takie jak probówki, końcówki i kolby, są potrzebne do przygotowania biopróbek, zanim ostatecznie trafią one do długoterminowego przechowywania. Ze względów etycznych nie należy marnować próbek pochodzących od ludzi lub zwierząt, takich jak biopsje i krew używane do hodowli komórek lub ekstrakcji przeciwciał.

Przechowywanie próbek biologicznych w warunkach zamrożenia wiąże się ze znacznym zużyciem energii. Na przykład jedna zamrażarka pracująca w ultraniskiej temperaturze -80˚C zużywa tyle energii, co czteroosobowe gospodarstwo domowe. Rzeczywiste zużycie energii zależy również od tego, jak często i na jak długo zamrażarki są otwierane oraz jak bardzo pozwala się na gromadzenie wewnątrz lodu - wynik kondensacji, co zmniejsza efektywność chłodzenia i zwiększa całkowite zużycie energii. Dlatego laboratoria powinny wypełniać swoje przestrzenie magazynowe tylko dobrze oznakowanymi próbkami, zamiast zapychać je słabo oznakowanym lub nawet przestarzałym materiałem.

Śledzenie zapasów

Dwie główne cechy próbek powinny być brane pod uwagę, aby szybko znaleźć to, czego szukasz w jednostkach chłodniczych, zmniejszając nadmierne zużycie energii:

1. Próbki oznakowane wyraźnym pismem, odporne na mechaniczne ścieranie i rozpuszczalniki organiczne, takie jak etanol i izopropanol, są idealne do szybkiego odnajdywania i identyfikowania próbek wewnątrz zamrażarek i pudełek zamrażarek. Chociaż ręczne etykietowanie próbek za pomocą markera może wydawać się wygodniejsze podczas codziennej pracy na stanowisku badawczym, sytuacja zmienia się, gdy próbki trafiają do magazynu. Użycie drukarki etykiet z etykietami krioodpornymi pomaga szybko znaleźć przechowywane biopróbki. Ponadto właściwe etykietowanie zmniejsza ryzyko utraty próbek z powodu złego pisma lub oderwania etykiet unoszących się w ciekłym azocie. Oprócz czytelnego tekstu na etykietach, drukowanie kodów QR pozwala badaczom szybko aktualizować stan zapasów próbek.
2. Aby móc szybko znaleźć i wyjąć próbki z magazynu, najlepiej jest wiedzieć dokładnie, gdzie je znaleźć jeszcze przed otwarciem zamrażarki lub kriokomory. To właśnie tutaj ważna jest dobrze utrzymana baza danych inwentaryzacyjnych. O ile nie pracujesz w laboratorium, w którym cała obsługa próbek jest w pełni zautomatyzowana i wykonywana przez roboty pipetujące, są duże szanse, że używasz arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel lub Google Sheets, aby śledzić przechowywane próbki. Dziś, w 2020 roku, nadal tak jest w przypadku dziewięciu na dziesięć laboratoriów badawczych zajmujących się naukami przyrodniczymi. W rzeczywistości arkusze kalkulacyjne mogą pomóc w śledzeniu miejsc przechowywania w prosty i elastyczny sposób. Ponadto, obecnie dostępne są alternatywne rozwiązania, które mogą pomóc Twojemu laboratorium w utrzymaniu bardziej aktualnej inwentaryzacji.

Porównanie mobilnego zarządzania zapasami z tradycyjnymi bazami danych

Mobilne zarządzanie inwentarzem

• Wykorzystanie kamer smartfonów do skanowania kodów kreskowych
• W niektórych przypadkach zintegrowane z drukarką etykiet podłączoną do chmury
• Drukarki etykiet eliminują problemy z tekstem i czytelnością
• Wszyscy członkowie laboratorium mają łatwy dostęp do aktualizacji w czasie rzeczywistym.
• Zaprojektowane tak, aby promować aktualizację zapasów w chwili obecnej w celu zmniejszenia liczby błędów.
• Pewne koszty początkowe i koszty utrzymania
• Większa inwestycja czasowa na początku pozwala zaoszczędzić czas później.

Tradycyjne bazy danych

• Mogą być używane z komputerami, tabletami i telefonami
• Zazwyczaj nie są zintegrowane z funkcją skanowania kodów kreskowych
• Zwykle opierają się na odręcznych etykietach próbek, które mogą być trudne do odczytania lub z czasem odpadać od probówek
• Dostęp do bazy mają wszyscy członkowie laboratorium, trudniej jest ją aktualizować w czasie rzeczywistym.
• Rozwiązanie tanie lub bezpłatne
• Niewielka inwestycja na początku może prowadzić do większych wymagań czasowych w późniejszym czasie, jeśli nie będzie regularnie aktualizowana

Utrzymywanie aktualnego stanu zapasów próbek w laboratorium jest kluczowe dla zmniejszenia liczby potrzebnych zamrażarek, zminimalizowania nadmiernego zużycia energii związanego z wielokrotnym otwieraniem chłodni oraz efektywnego wykorzystania cennej przestrzeni chłodniczej w laboratorium.

Aby dowiedzieć się więcej o mobilnym zarządzaniu zapasami i kodach QR dla próbek, odwiedź stronę internetową FLUICS CONNECT lub bezpośrednio napisz do connect@fluics.com.