10 niewybaczalnych błędów w etykietowaniu, które ludzie popełniają podczas używania etykiet (i jak je naprawić)
Etykietowanie to nie tylko zadanie laboratoryjne - to może być nauka ścisła, wymagająca odpowiedniej ilości wiedzy technicznej i testów, aby uzyskać prawidłowe wyniki. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów typowych błędów w etykietowaniu popełnianych podczas identyfikacji próbek i zapasów oraz kilka pomocnych wskazówek, jak je rozwiązać.
#1 - Pismo ręczne na etykietach
Ręczne pisanie etykiet jest po prostu najbardziej nieefektywnym sposobem identyfikacji próbek. W ten sposób traci się możliwość odpowiedniego śledzenia próbek, nawet jeśli używany marker jest odporny na etanol. Dzieje się tak dlatego, że miejsce przeznaczone na mniejsze probówki i fiolki nie pozwala na właściwą identyfikację; tylko kilka uwag może być umieszczonych za pomocą pisma ręcznego, takich jak numer próbki i data. W przeciwieństwie do tego, drukowanie kodów kreskowych na etykietach pozwala na połączenie każdej próbki z bazą danych zawierającą wszystkie istotne informacje, do której dostęp jest znacznie szybszy niż ręczne sięganie do zeszytów z danymi o próbkach.
#2 - Używanie niewłaściwej etykiety
Wybaczcie banał, ale powiedzenie jest prawdziwe: nie wszystkie etykiety są równe. Kuszące jest kupienie jednego rodzaju etykiet i stosowanie ich na każdej probówce, fiolce i kolbie w całym laboratorium. Prawda jest jednak taka, że używanie jednej etykiety do wszystkiego wiąże się z ryzykiem jej odpadnięcia w najmniej odpowiednim momencie. W przypadku każdego zastosowania konieczne jest zrozumienie środowiska, w którym znajdują się próbki, aby do tego nie doszło.
Istnieją co najmniej trzy główne kategorie etykiet laboratoryjnych: odporne na działanie substancji chemicznych, kriogeniczne i termiczne. Etykiety kriogeniczne dobrze nadają się do przechowywania w ciekłym azocie, etykiety odporne na wysoką temperaturę są dostosowane do protokołów sterylizacji, takich jak autoklawowanie, a etykiety odporne chemicznie są przeznaczone do zastosowań takich jak histologia, które wymagają zanurzenia próbek w trudnych rozpuszczalnikach organicznych. Istnieją jednak opcje dla zastosowań, które wymagają kombinacji któregoś z tych trzech czynników. Na przykład etykiety kriogeniczne typu wrap-around, które zapewniają dodatkową warstwę laminacji, mogą zapewnić etykietom nieco większą odporność na rozpuszczalniki. Istnieją również inne specjalistyczne etykiety poza tymi z tych trzech kategorii, w tym etykiety zabezpieczające przed manipulacją, etykiety typu piggyback i etykiety zaciemniające, między innymi, które są niezbędne do konkretnych zastosowań.
#3 - Używanie niewłaściwej drukarki
Jeśli już drukujesz etykiety, warto zweryfikować, czy masz odpowiednią drukarkę do tego zadania. Niektóre drukarki sprawdzają się lepiej niż inne, zwłaszcza jeśli chodzi o trudne warunki laboratoryjne. Zalecamy wydruki termotransferowe do najtrudniejszych środowisk, w tym narażenia na działanie substancji chemicznych i skrajnych temperatur. Drukarki cyfrowe (laserowe, atramentowe) nie zapewniają jednak dużej odporności na te warunki, choć mogą tworzyć żywe kolorowe obrazy, podczas gdy drukarki termotransferowe nie mogą.
Należy pamiętać, że przy wyborze drukarki należy wziąć pod uwagę inne czynniki poza środowiskiem próbki. Drukarki termiczne, w tym termotransferowe i termiczne bezpośrednie, są systemami drukującymi na żądanie; nie ma odpadów, ponieważ jednorazowo drukowana jest tylko niezbędna ilość etykiet. Drukarki cyfrowe są z reguły mniej ekonomiczne, ponieważ wymagają arkuszy etykiet drukowanych za pomocą tuszu lub tonera, które generują duże ilości odpadów.
Warto również sprawdzić, czy drukarka nie korzysta z systemu opartego na cyfrowym zarządzaniu prawami autorskimi (DRM). DRM ogranicza użytkownika do drukowania wyłącznie etykiet wyprodukowanych przez producenta drukarki, zwykle za pomocą rolek etykiet z kodem RFID. Oznacza to, że użytkownik ma ograniczony wybór naklejek, co prawdopodobnie utrudnia dostosowanie rozwiązania identyfikacyjnego do konkretnych potrzeb. Pamiętaj, że wielu producentów etykiet wytwarza specjalistyczne produkty, które nie są oferowane przez tych producentów opartych na DRM.
#4 - Ręczne naklejanie etykiet
W przypadku małych partii probówek (tj. 1-5 etykiet punktowych) praktyczne może być ręczne naklejanie etykiet. W przypadku większych partii zalecane jest posiadanie aplikatora etykiet, takiego jak zgłoszony do opatentowania PikaTAG®. Ten ręczny aplikator etykiet ma ergonomiczny kształt, dzięki czemu nakładanie małych etykiet punktowych jest łatwiejsze i szybsze. Można go nawet używać do fiolek do mrożenia kultur komórkowych z wgłębionymi kapslami.
W przypadku jeszcze większych ilości próbek idealne są zautomatyzowane systemy etykietowania. Systemy takie jak te dostarczane przez firmę Scinomix są w stanie etykietować probówki, drukować etykiety, skanować kody kreskowe, a także napełniać i odkapslowywać/uzupełniać probówki.
#5 - Nakładanie zwykłych etykiet na zamrożone powierzchnie
Wielu próbowało naklejać uniwersalne etykiety na mokre powierzchnie i niewielu się to udało. Na dodatek, prawie niemożliwe jest nawet ręczne pisanie na mokrym plastiku. Na szczęście specjalistyczne etykiety, takie jak NitroTAG® i CryoSTUCK®, zostały zaprojektowane właśnie do tego celu. Etykiety NitroTAG przylegają do mokrych i wilgotnych powierzchni, natomiast etykiety CryoSTUCK można naklejać na probówki zamrożone w temperaturze -80°C i natychmiast przechowywać je z powrotem w warunkach kriogenicznych, w tym w Dewarach z ciekłym azotem.
#6 - Drukowanie zbyt wielu informacji na etykiecie
Etykiety powinny być dopasowane do dokładnego rozmiaru i kształtu pojemnika, który identyfikują; dlatego zawsze istnieje określona ilość miejsca, które można wykorzystać do wydrukowania informacji. Ponieważ laboratoria korzystają ze stosunkowo małych pojemników, takich jak mikrotuby i fiolki, ważne jest, aby ograniczyć ilość informacji drukowanych na każdej etykiecie. Zbyt duża ilość informacji może utrudnić szybkie i dokładne odczytanie poszczególnych etykiet. W idealnym przypadku kody kreskowe powinny być stosowane z minimalną ilością tekstu seryjnego, co pozwala użytkownikom zarówno na szybką identyfikację próbek, jak i na ich skanowanie w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji.
#7 - Nieużywanie kodów kreskowych (lub RFID)
Mówiąc o kodach kreskowych, jednym z największych błędów w etykietowaniu jest używanie wyłącznie tekstu seryjnego do identyfikacji próbek. Głównym problemem jest to, że informacje z poszczególnych próbek nie są bezpośrednio powiązane z bazą danych. Oczywiście, może istnieć plik excel, w którym wyszczególniona jest tożsamość próbki, ale ręczne wyszukiwanie tych informacji za każdym razem jest pracochłonne i podatne na błędy. W przeciwieństwie do tego, identyfikator w postaci kodu kreskowego (lub RFID) łączy próbkę z bazą danych w czasie rzeczywistym, wymagając jedynie zeskanowania, aby uzyskać dane o próbce. W połączeniu z elektronicznym notatnikiem laboratoryjnym (ELN) kody kreskowe usprawniają śledzenie i identyfikowalność wszystkich próbek i zapasów w laboratorium, zapewniając lepszą widoczność przebiegu pracy.
#8 - Brak oceny kodów kreskowych
Jakość kodów kreskowych może się znacznie różnić w zależności od różnych czynników, takich jak ich konstrukcja, zastosowana drukarka lub powierzchnia etykiety. Co najważniejsze, jakość kodów kreskowych decyduje o tym, jak dokładnie i konsekwentnie są one odczytywane. Klasyfikacja kodów kreskowych to metoda sprawdzania, czy kody spełniają wystarczająco wysokie standardy, aby zapobiec błędom skanowania. Na specjalistycznym urządzeniu, takim jak TruCheck Omni, ocenia się szereg parametrów, takich jak kontrast, jednorodność i defekty, w celu określenia jakości kodu kreskowego. Dzięki temu można mieć pewność, że kody kreskowe zostaną prawidłowo zeskanowane.
#9 - Brak wcześniejszego przetestowania etykiet
Tak jak w przypadku każdej nowej techniki, konieczne jest przeprowadzenie próbnego uruchomienia przed wykonaniem próbek. To samo dotyczy etykietowania, ponieważ przeprowadzenie pełnego eksperymentu bez wiedzy o tym, czy etykiety wytrzymają warunki środowiskowe panujące w pojemnikach, grozi niepowodzeniem. Najlepszym sposobem na to jest uzyskanie bezpłatnych próbek bezpośrednio od producenta. Warto również współpracować z producentem, aby zapewnić dostosowane rozwiązanie w zakresie etykiet, które idealnie pasują do rozmiaru i kształtu pojemnika oraz wszelkich zmian temperatury i narażenia chemicznego, na które mogą być narażone.
#10 - Nieużywanie dedykowanego oprogramowania do drukowania etykiet
Szablony programu Word mogą być przydatne do tworzenia prostych etykiet tekstowych, jednak znacznie bardziej efektywne jest korzystanie z dedykowanego oprogramowania, takiego jak BarTender, do drukowania kodów kreskowych. Tego typu oprogramowanie zapewnia wiele opcji dostosowywania, umożliwiając zaprojektowanie optymalnych kodów kreskowych, które pasują do rozmiaru etykiety i zapewniają utrzymanie jakości, dzięki czemu można je dokładnie odczytać. Oprogramowanie do drukowania kodów kreskowych jest również wystarczająco adaptowalne, aby zintegrować bazy danych z ELN i innych platform elektronicznych, dzięki czemu generowanie kodów kreskowych na dużą skalę jest wydajnym procesem.
LabTAG firmy GA International jest wiodącym producentem wysokowydajnych etykiet specjalnychi dostawcą rozwiązań identyfikacyjnych stosowanych w laboratoriach badawczych i medycznych, a także w instytucjach opieki zdrowotnej.
