Post

Jak odnieść sukces w dziedzinie BHP i ochrony środowiska: Maksymalizacja wpływu prezentacji

Jest to piąta i ostatnia część serii "Technika Pitch Perfect" firmy ERA na temat psychologii związanej z pozyskiwaniem poparcia kierownictwa dla projektów BHP. Jeśli przegapiłeś którąkolwiek część tej serii, możesz ją przeczytać teraz, klikając poniższe linki: część pierwsza, część druga, część trzecia, część czwarta.

Jest to ostatnia część naszej mini-serii, w której skupiliśmy się na najlepszej metodzie pozyskiwania poparcia kierownictwa dla swoich pomysłów z zakresu BHP poprzez strategiczne zastosowanie sześciu zasad wywierania wpływu w przygotowaniach i prezentacji.

W poprzednich częściach omówiliśmy szczegółowo każdy z trzech kroków techniki Pitch Perfect, wyjaśniając, w jaki sposób każdy z nich uderza w określone zasady wywierania wpływu i pokonuje główne przeszkody na drodze do uzyskania zielonego światła od szefa.

Te 3 kroki techniki Pitch Perfect to:

  1. Skoncentruj się na dolnej linii, aby zachęcić do wzajemności i sympatii. (Kliknij, aby przeczytać artykuł)
  2. Zostań ekspertem w danej dziedzinie (Subject Matter Expert - SME) i zademonstruj podejmowanie decyzji na najwyższym poziomie, aby udowodnić, że jesteś autorytetem. (Kliknij, aby przeczytać artykuł)
  3. Wspieraj swoje działania za pomocą odpowiedniego rodzaju studiów przypadku, referencji i wsparcia międzywydziałowego, aby zmaksymalizować swój dowód społeczny, rzadkość i zwielokrotnić swój autorytet. (Kliknij, aby przeczytać artykuł)

Czego nauczysz się z tego artykułu

Ta ostatnia sekcja naszej mini-serii przeniesie punkt ciężkości na to, jak można zastosować całą swoją pracę przygotowawczą, aby zrobić najlepszy możliwy pitch do swojego szefa poprzez kapitalizację na psychologii w pracy za kulisami. Omówimy:

  • Psychologia zajętych ludzi, takich jak Twój szef.
  • Jak przebić się przez bałagan i biały szum, aby Twój pomysł został zauważony.
  • Dlaczego sztuka słuchania może uczynić lub złamać Twój pomysł.
  • Dlaczego usłyszenie "Nie" nie oznacza, że Ci się nie udało i co dalej robić.

Zrozumienie psychologii zapracowanych ludzi, takich jak Twój szef

Twój szef jest zajęty człowiek. Ona lub on prawdopodobnie pola setki e-maili i telefonów dziennie, wszystkie prosząc ich, aby powiedzieć tak do czegoś.

Nawet tylko z powodu samej ilości próśb i żądań, z którymi są one przedstawiane na co dzień, kończą się one mówiąc nie wielu pomysłom, nawet tym dobrym.

Z psychologicznego punktu widzenia, osoba zajęta, jak większość kadry kierowniczej, wie, że powiedzenie "tak" jakiemukolwiek projektowi po prostu zwiększy jej obciążenie pracą. A mówienie "nie" wszystkiemu, co nieistotne, oznacza, że nie będą musieli być bardziej zajęci.

I wiele czasu ludzie dostają "nie" od swojego szefa to dlatego, że ci ludzie czyniąc prośby nie komunikują ich we właściwy sposób.

Istnieje dobry sposób i zły sposób, aby wniosek zajęty osoby w osobie i w e-mailach, i bierze psychologii bycia zajęty do umysłu. Musisz tylko pamiętać o tych dwóch zasadach:

Zasada nr 1: Uczyń to tak łatwym, jak to tylko możliwe, aby powiedzieć tak

Im łatwiej zrobisz to dla swojego szefa, aby powiedzieć "tak" do wniosku, tym bardziej prawdopodobne jest, że będą one poświęcić czas, aby to zrobić. Twoja publiczność nie powinna nic robić, aby powiedzieć "tak" lub pomóc Ci zbliżyć się do osiągnięcia celu.

Na przykład, jeśli chcesz porozmawiać ze swoim szefem o swoim pomyśle, Twoja prośba powinna brzmieć coś w stylu: "Mam pomysł, który pozwoli zaoszczędzić firmie pieniądze. Czy mogę umówić się z tobą na spotkanie w przyszłym tygodniu, aby o tym porozmawiać? Skontaktuję się z twoją sekretarką, aby dowiedzieć się, kiedy jesteś dostępny".

Ta prośba wymaga od słuchaczy jedynie szybkiej odpowiedzi "tak". Nie wymaga od nich przekopywania się przez ich terminarze, ani samodzielnego ustalania terminu spotkania. Wszystko, co muszą zrobić, to powiedzieć "tak" - bez żadnej pracy.

Im bardziej przejrzyste jest Twoje wezwanie do działania, tym lepiej. Jeśli istnieje jakakolwiek zgadywanka związana z powiedzeniem "tak" ("o co oni mnie proszą?"), wtedy jest mniej prawdopodobne, że otrzymasz zgodę.

Pomyśl o tym w ten sposób: Twój e-mail lub prośba powinny mieć tylko jeden cel - jak najbardziej ułatwić szefowi powiedzenie "tak".

Zasada nr 2: Uznaj, że dana osoba jest zajęta i nie marnuj jej czasu

Okazywanie zrozumienia, że szef ma już wiele na głowie i poświęca cenny czas na wysłuchanie Twojej prośby lub przeczytanie Twojego e-maila, to dobry sposób na zwrócenie na siebie uwagi i zbudowanie swojej sympatii (jedna z 6 zasad wywierania wpływu).

W tym celu staraj się, aby Twoja prośba była krótka i na temat. Nie gadaj i nie wyrażaj się niejasno o tym, czego chcesz. Twój pitch powinien być tak krótki, jak to tylko możliwe bez pominięcia istotnych informacji, i nie powinieneś iść na żadnych stycznych.

Innym ważnym sposobem pokazania, że szanujesz czas szefa, jest upewnienie się, że wszystko odbywa się w dogodnym dla nich terminie, a nie dla Ciebie. Spotykaj się z nimi wtedy, kiedy i gdzie mogą się spotkać.

Częstym błędem popełnianym przez kierowników projektów środowiskowych podczas prób uzyskania akceptacji kierownictwa jest nadmierna uległość. Choć powinieneś szanować ich czas, powinieneś również podchodzić do każdej prośby z perspektywy eksperta w danej dziedzinie, który wie, że jego pomysł jest wart czasu kierownictwa. Zwykłe "dziękuję za spotkanie" wystarczy, aby przekazać swoją wiadomość i nie zajmie więcej czasu niż to konieczne.

Pamiętaj, że im bardziej okażesz (a nie powiesz) szacunek dla tego, jak bardzo zajęty jest twój szef, tym większą będziesz miał sympatię.

Stosuj sztukę słuchania

Jeśli zastosowałeś się do techniki Pitch Perfect, Twój pitch powinien być zwięzły, skoncentrowany na dolnej linii i korzyściach, na których będzie zależeć Twoim menedżerom, powinieneś znać swój temat na wylot, tak abyś mógł odpowiedzieć na wszelkie pytania techniczne z pewnością siebie, i powinieneś mieć silny system wsparcia w postaci studiów przypadku i świadectw do swojej dyspozycji.

Ale jest jeszcze jeden ważny krok, który musisz wykonać, jeśli chcesz uzyskać zielone światło dla swojego projektu zarządzania środowiskiem od szefa: zabiegaj o opinie i słuchaj ich.

Zanim poprosisz kierownictwo o ostateczne przyzwolenie, musisz poprosić je o radę w tej sprawie. Dzieje się tak dlatego, że wzmacnia to zasady wzajemności i spójności wpływu.

Innymi słowy, sprawia to, że projekt staje się bardziej podobny do ich własnego i skłania ich do wczucia się w niego choć trochę poprzez zgłaszanie sugestii, które chcieliby zobaczyć lub o których chcieliby wiedzieć więcej. To sprawia, że są oni psychologicznie zaangażowani w projekt w sposób, który zmienia ich sposób myślenia z "nie" na "tak".

Okazuje się, że słuchanie kogoś jest najlepszym sposobem na przekonanie go. W artykule Trusted Advisor na temat zasad wywierania wpływu Charles H. Green pisze, że prośba o informację zwrotną to sposób na przekształcenie prezentacji w dialog na temat Twojego pomysłu - taki, który koncentruje się na osiągnięciu "tak", a nie na uniknięciu "nie". W przeciwieństwie do zwykłego pytania "tak" lub "nie", dialog utrudnia proste odmówienie pomysłowi, więc wykorzystaj to na swoją korzyść.

Chcesz, aby Twój szef miał pytania lub komentarze na temat Twojego pomysłu, ponieważ to pokazuje, że jest gotów włożyć swój własny czas i pracę w projekt środowiskowy.

Prośba o informacje zwrotne i pozostawienie czasu na pytania pozwala również na omówienie z szefem drobnych wątpliwości, zanim zamienią się one w poważne pułapki. Kluczem jest to, aby nie dać się zepchnąć do defensywy ani nie brać osobiście żadnych obaw. Twoim zadaniem jest być profesjonalistą i wykorzystać swoją wiedzę, aby ich uspokoić.

A ponieważ otwierasz dialog ze swoimi menedżerami, powinieneś spodziewać się usłyszeć kilka mniejszych " tak", zanim dostaniesz ostateczne zielone światło. Po początkowym skoku, który zajmie najwięcej pracy, możesz usłyszeć, że pomysł brzmi dobrze, a oni chcą, aby zbadać kilka swoich obaw i wrócić do nich w ciągu tygodnia.

Ważną rzeczą do zapamiętania jest to, że każde z tych małych tak jest krok bliżej do ostatecznego zakupu wykonawczego. A z każdym "tak", które dostaniesz, spójność i autorytet twoich wystąpień wzrośnie, ponieważ klasa kierownicza będzie kupować po trochu i ufać ci jako MŚP.

W zależności od skali i zakresu projektu środowiskowego, być może będziesz musiał przejść przez kilka prezentacji, zanim uzyskasz ostateczne "tak". Jednak za każdym razem, gdy będziesz prezentować swój pomysł, będziesz zwiększać jego wpływ, więc nie czuj się tak, jakbyś utknął na korporacyjnej bieżni.

Pamiętaj o tym ważnym fakcie: tak długo, jak szef mówi lub pyta o Twój projekt, nie mówi "nie". Stwórz środowisko, w którym będziesz ich słuchać i podtrzymywać dialog.

Bądź przygotowany na to, że usłyszysz "tak".

Po zakończeniu okresu pytań i odpowiedzi i każdy miał szansę omówić swoje obawy i perspektywy, nadszedł czas, aby spróbować i zamknąć transakcję.

W zależności od rozmowy, którą właśnie przeprowadziłeś, możesz poprosić o zielone światło już teraz lub zdecydować, że rozmowa doprowadziła Cię do konieczności zmodyfikowania swojego pomysłu i poprosić wszystkich o ponowne spotkanie w późniejszym terminie, aby kontynuować rozmowę i zbliżyć się o krok do "tak".

Prosząc o ostateczne zielone światło, powinieneś mieć jasny plan swoich kolejnych kroków, tak aby szef wiedział dokładnie, co jego OK będzie oznaczać. W niektórych przypadkach, szef może mieć konkretną linię czasu lub kolejne kroki, które chcą, abyś podjął, co oznacza, że już kupił do swojego pomysłu.

Kluczem jest, aby nie dać się zaskoczyć przez ich tak i nie zapomnieć zaplanować kolejnych kroków. Powinieneś wejść na swój pitch oczekując zgody i wiedzieć, co robić po tym.

Dlaczego "Nie" nie oznacza, że się nie udało i co robić dalej?

Nawet jeżeli jesteś przekonany, że Twój pomysł na projekt dotyczący BHP pozwoli zaoszczędzić pieniądze i czas dla wszystkich, nigdy nie ma gwarancji, że uzyskasz akceptację kierownictwa.

Mogą po prostu istnieć rzeczy poza Twoją kontrolą, które powstrzymują Twoich menedżerów przed powiedzeniem "tak". Może wiedzą o czymś, co wydarzy się w ciągu najbliższych dwóch lat, co wpłynie na Twoje plany. Może po prostu nie ma pieniędzy na rozruch, które są potrzebne, aby uruchomić projekt, nawet jeśli będzie to zaoszczędzić pieniądze w ciągu najbliższych 3 lat. Jest wiele powodów, z którymi nie możesz nic zrobić.

Usłyszenie "nie" od szefa może w rzeczywistości być doskonałą okazją do nauczenia się, jak uzyskać zatwierdzenie projektu w późniejszym czasie, zidentyfikowania punktów bólu, które należy rozwiązać w następnym pitchu, lub odkrycia innego projektu, który będzie miał większe szanse na otrzymanie OK.

Spróbuj przyjąć takie podejście, jeśli kiedykolwiek usłyszysz "nie" od swojego szefa:

  • Wysłuchaj powodów, które zostały ci podane. Nie próbuj bronić swojego projektu.
  • Nie bierz tego do siebie. Kierownictwo nie odrzuca pomysłów, które się sprawdzają.
  • Bądź gotowy do zmian i adaptacji. Odmowa dla Twojego pomysłu może oznaczać "tak" dla podobnego, ale zmodyfikowanego pomysłu.
  • Pozwól kierownictwu przewodzić. Próby mówienia szefowi, co ma robić, nie doprowadzą Twojego projektu donikąd.
  • Nie myśl, że twoje rozwiązanie jest jedynym, które zadziała. Jeśli zidentyfikowałeś problem, ale szefowi nie podoba się twoje rozwiązanie, możesz spróbować znaleźć inny sposób na jego rozwiązanie.

Słuchaj uważnie powodów, dla których Twój projekt nie uzyskał akceptacji kierownictwa, ponieważ często znajduje się tam wiele wskazówek dotyczących tego, co powinieneś zrobić dalej. Czy twój szef ujawnił, że jest inny problem, który jego zdaniem jest bardziej pilny? Czy wyraził zainteresowanie niektórymi aspektami twojego projektu, ale nie sądził, że działa on jako całość? Czy wydawał się być bardziej zainteresowany innym rodzajem projektu BHP i próbował skierować Twoje pomysły w tym kierunku podczas dyskusji?

Wszystkie te tropy są warte kontynuacji i będą miały już pewien poziom akceptacji ze strony kierownictwa. Bardzo możliwe, że w krótkim czasie będziesz miał kolejny (i jeszcze lepszy) projekt środowiskowy w realizacji. Albo, jak mówi pisarz i mówca biznesowy Scott Berkun w swoim artykule o pitchingu, rozważ podzielenie swojego pomysłu na mniejsze części, których wdrożenie zajmie mniej czasu i wysiłku, a ostatecznie doprowadzi do osiągnięcia końcowego rezultatu w dłuższym okresie czasu.

Jeśli Twój pierwotny projekt zarządzania środowiskiem nie dostał zielonego światła z powodu większych zastrzeżeń, takich jak koszty lub niski ROI (Return on Investment), możesz po prostu poświęcić kilka miesięcy na zbadanie wszystkich sposobów, w jakie możesz ulepszyć swój pomysł, aby móc go zrealizować następnym razem. Nie ma powodu, dla którego nie można spróbować ponownie przedstawić swojego pomysłu później, jeżeli szef go wysłucha.

Pamiętaj, że uzyskanie zatwierdzenia projektu BHP to proces, który może mieć wiele wzlotów i upadków, w tym kilka "tak" i kilka "nie". Niewiele lub żaden projekt środowiskowy nie zyskuje poparcia kierownictwa za pierwszym razem, kiedy zostaje przedstawiony, a usłyszenie " tak " będzie wymagało od Ciebie elastyczności wystarczającej do przezwyciężenia drobnych odrzuceń.

Przegląd tej serii

W tej mini-serii poruszyliśmy wiele tematów, począwszy od momentu, w którym wpadniesz na pomysł dotyczący BHP, aż do momentu, w którym skończysz przedstawiać go szefowi. Oto krótkie podsumowanie tego, o czym rozmawialiśmy:

  • Najlepszym sposobem na uzyskanie poparcia kierownictwa dla każdego rodzaju pomysłu jest wyjątkowe i kompleksowe planowanie, zanim jeszcze pomyślisz o zwróceniu się do szefa.
  • Wykorzystaj technikę Pitch Perfect, aby uzyskać najlepszą treść i strukturę swojego wystąpienia:
    • Skup się na wyniku końcowym
    • Stań się autorytetem, ale zachowaj jak najprostszą prezentację
    • Zawsze wykorzystuj studia przypadków, aby udowodnić, że Twój pomysł jest najlepszym rozwiązaniem.
    • Maksymalizuj swój wpływ, stosując 6 zasad wywierania wpływu
      • Wzajemność
      • Niedobór
      • Autorytet
      • Konsekwencja
      • Dowód społeczny i konsensus
      • Lubienie
      • Spraw, aby mówienie "tak" na Twoje prośby (duże i małe) było jak najłatwiejsze dla Twojej grupy docelowej.
      • Słuchaj swojego szefa i twórz dialog, który doprowadzi cię do "tak".
      • Skup się na tym, jak Twój projekt zarabia pieniądze dla firmy i rozwiązuje najważniejsze problemy.