Post

Czy jesteś przygotowany na obowiązkową elektroniczną sprawozdawczość środowiskową?

Jak przewidywaliśmy ostatnio (zobacz tutaj i tutaj), Agencja Ochrony Środowiska (EPA) podejmuje duże kroki w celu całkowitego odejścia od papierowej sprawozdawczości na rzecz elektronicznej sprawozdawczości środowiskowej.

Niedawno EPA zaproponowała zasadę, która wymagałaby elektronicznego raportowania dla wszystkich informacji chemicznych złożonych zgodnie z Ustawą o Kontroli Substancji Toksycznych (TSCA).

Gdy przepis ten wejdzie w życie, wyeliminuje papierowe raporty i zastąpi je Centralną Wymianą Danych EPA, internetowym systemem e-raportowania.

Co to oznacza dla Twojej firmy?

Jeśli, jak wielu liderów ochrony środowiska, już zaczęliście korzystać z elektronicznego raportowania, to ta zmiana będzie miała prawdopodobnie bardzo mały wpływ. Inne obowiązkowe raporty, takie jak formularz R, mają już opcje raportowania elektronicznego, więc możesz być już zaznajomiony z metodami e-raportowania stosowanymi przez EPA.

Jeśli obecnie korzystają Państwo z elektronicznego systemu zarządzania środowiskiem (EMS) do określania raportów chemicznych, będą Państwo musieli upewnić się, że EMS jest w stanie wygenerować dane wyjściowe zgodne z Centralną Wymianą Danych EPA. Trudność tego zadania zależeć będzie od dostawcy oprogramowania lub wewnętrznego technicznego know-how. Tak czy inaczej, najlepiej zacząć zajmować się tym procesem tak szybko, jak to możliwe.

Większe wyzwanie stoi przed tymi firmami, które nie korzystają z żadnej formy raportowania elektronicznego, co szybko staje się rzadkością. Chociaż przejście na sprawozdawczość elektroniczną będzie bardzo stopniowe (to proponowane orzeczenie TSCA zajmie miesiące, aby być w pełni zrealizowane), wydaje się, że jest to jeden z nieuniknionych celów końcowych EPA.

Nie zostań w tyle

Oto 3 najlepsze kroki, które możesz wdrożyć do swojego planu działania już teraz, abyś wiedział, że jesteś przygotowany do obowiązkowego elektronicznego raportowania EPA:

  1. Weź udział wewstępnych webinariach EPA. Ponieważ EPA chce, aby proces transferu był tak bezproblemowy, jak to możliwe, w ciągu najbliższych kilku miesięcy zobowiązała się do prowadzenia sesji szkoleniowych i seminariów internetowych w celu zapoznania użytkowników z nowym systemem, zanim zostanie on wprowadzony na rynek. Zajrzyj na ich stronę internetową.
  2. Przyzwyczajaj się do elektronicznego raportowania teraz, kiedy jest to jeszcze tylko opcja. Nadchodzące raporty, takie jak roczny formularz R EPA dla raportowania TRI, oferują opcję raportowania w formie elektronicznej lub papierowej. Jeśli nigdy nie korzystałeś z opcji elektronicznego raportowania, teraz jest najlepszy czas, aby to zrobić.
  3. Zwróćsię do ekspertów. Firmy duże i małe mogą mieć trudności z raportowaniem, a najnowszym trendem w branży jest implementacja programu oprogramowania EMS. Agencja Ochrony Środowiska jest zaangażowana w bardziej efektywne, bardziej przejrzyste zarządzanie danymi i stopniowo prowadzi firmy w kierunku elektronicznego zarządzania zgodnością środowiskową.

Duże zmiany w polityce ochrony środowiska zawsze spotykają się z oporem i zawsze wymagają pewnych dostosowań.

Na szczęście, przejście na elektroniczne raportowanie przynosi wiele korzyści zarówno dla społeczeństwa, jak i dla raportujących. Jest szybsze, wymaga mniej zasobów ogólnych, ma mniejszy wpływ na środowisko i posiada wbudowaną walidację danych. Po wprowadzeniu systemu, będzie on w stanie proaktywnie informować Cię, jeśli coś jest nie tak z Twoimi danymi, oszczędzając Ci kłopotów związanych z koniecznością znalezienia i naprawienia błędów, jeśli kiedykolwiek zostaniesz skontrolowany.