Czy jesteś przygotowany na obowiązkową elektroniczną sprawozdawczość środowiskową?
Jak przewidywaliśmy ostatnio (zobacz tutaj i tutaj), Agencja Ochrony Środowiska (EPA) podejmuje duże kroki w celu całkowitego odejścia od papierowej sprawozdawczości na rzecz elektronicznej sprawozdawczości środowiskowej.
Niedawno EPA zaproponowała zasadę, która wymagałaby elektronicznego raportowania dla wszystkich informacji chemicznych złożonych zgodnie z Ustawą o Kontroli Substancji Toksycznych (TSCA).
Gdy przepis ten wejdzie w życie, wyeliminuje papierowe raporty i zastąpi je Centralną Wymianą Danych EPA, internetowym systemem e-raportowania.
Co to oznacza dla Twojej firmy?
Jeśli, jak wielu liderów ochrony środowiska, już zaczęliście korzystać z elektronicznego raportowania, to ta zmiana będzie miała prawdopodobnie bardzo mały wpływ. Inne obowiązkowe raporty, takie jak formularz R, mają już opcje raportowania elektronicznego, więc możesz być już zaznajomiony z metodami e-raportowania stosowanymi przez EPA.
Jeśli obecnie korzystają Państwo z elektronicznego systemu zarządzania środowiskiem (EMS) do określania raportów chemicznych, będą Państwo musieli upewnić się, że EMS jest w stanie wygenerować dane wyjściowe zgodne z Centralną Wymianą Danych EPA. Trudność tego zadania zależeć będzie od dostawcy oprogramowania lub wewnętrznego technicznego know-how. Tak czy inaczej, najlepiej zacząć zajmować się tym procesem tak szybko, jak to możliwe.
Większe wyzwanie stoi przed tymi firmami, które nie korzystają z żadnej formy raportowania elektronicznego, co szybko staje się rzadkością. Chociaż przejście na sprawozdawczość elektroniczną będzie bardzo stopniowe (to proponowane orzeczenie TSCA zajmie miesiące, aby być w pełni zrealizowane), wydaje się, że jest to jeden z nieuniknionych celów końcowych EPA.
Nie zostań w tyle
Oto 3 najlepsze kroki, które możesz wdrożyć do swojego planu działania już teraz, abyś wiedział, że jesteś przygotowany do obowiązkowego elektronicznego raportowania EPA:
- Weź udział wewstępnych webinariach EPA. Ponieważ EPA chce, aby proces transferu był tak bezproblemowy, jak to możliwe, w ciągu najbliższych kilku miesięcy zobowiązała się do prowadzenia sesji szkoleniowych i seminariów internetowych w celu zapoznania użytkowników z nowym systemem, zanim zostanie on wprowadzony na rynek. Zajrzyj na ich stronę internetową.
- Przyzwyczajaj się do elektronicznego raportowania teraz, kiedy jest to jeszcze tylko opcja. Nadchodzące raporty, takie jak roczny formularz R EPA dla raportowania TRI, oferują opcję raportowania w formie elektronicznej lub papierowej. Jeśli nigdy nie korzystałeś z opcji elektronicznego raportowania, teraz jest najlepszy czas, aby to zrobić.
- Zwróćsię do ekspertów. Firmy duże i małe mogą mieć trudności z raportowaniem, a najnowszym trendem w branży jest implementacja programu oprogramowania EMS. Agencja Ochrony Środowiska jest zaangażowana w bardziej efektywne, bardziej przejrzyste zarządzanie danymi i stopniowo prowadzi firmy w kierunku elektronicznego zarządzania zgodnością środowiskową.
Duże zmiany w polityce ochrony środowiska zawsze spotykają się z oporem i zawsze wymagają pewnych dostosowań.
Na szczęście, przejście na elektroniczne raportowanie przynosi wiele korzyści zarówno dla społeczeństwa, jak i dla raportujących. Jest szybsze, wymaga mniej zasobów ogólnych, ma mniejszy wpływ na środowisko i posiada wbudowaną walidację danych. Po wprowadzeniu systemu, będzie on w stanie proaktywnie informować Cię, jeśli coś jest nie tak z Twoimi danymi, oszczędzając Ci kłopotów związanych z koniecznością znalezienia i naprawienia błędów, jeśli kiedykolwiek zostaniesz skontrolowany.