Zgodność EHS: 3 niezbędne modernizacje systemu zarządzania środowiskowego

Jeśli Państwa firma spełnia wymogi zgodności środowiskowej lub Państwa procesy mają jakikolwiek wpływ na środowisko, najprawdopodobniej korzystają Państwo z systemu zarządzania środowiskowego (EMS). Jeśli tak nie jest, a chciałbyś zacząć, pobierz nasz przewodnik na temat wdrażania skutecznego systemu tutaj.

Wszystkie systemy są różne, tak więc Twój może, ale nie musi być złożony lub zaawansowany technologicznie. Możesz po prostu używać arkuszy kalkulacyjnych lub prostego oprogramowania bazodanowego. Możesz nawet używać długopisu i papieru do prowadzenia dokumentacji.

Każdy rodzaj systemu używanego przez Państwa do zachowania zgodności i monitorowania kluczowych wskaźników wyników w zakresie ochrony środowiska (KPI) stanowi SZŚ.

Bez względu na rodzaj używanego SZŚ, istnieje kilka kluczowych elementów, które oddzielają działający SZŚ od nadzwyczajnego SZŚ. Jeśli kiedykolwiek zmagali się Państwo z problemem zgodności środowiskowej lub stwierdzili, że spędzają Państwo godziny każdego tygodnia na ręcznym wpisywaniu danych, może to być spowodowane brakiem jednego z tych istotnych elementów SZŚ.

Elektroniczne gromadzenie danych od dostawców

Przyczynę numer jeden błędów w raportowaniu zgodności można prześledzić aż do momentu, w którym dane dotyczące surowców i substancji chemicznych są wprowadzane do systemu EMS. Ręczne wpisywanie danych produktu jest głównym źródłem błędów ludzkich, które mogą być zbyt małe, aby je nawet zauważyć. Niewłaściwie umieszczony przecinek dziesiętny może spowodować spustoszenie w prostym raporcie kilka miesięcy później.

Nawet jeśli skrupulatnie dbasz o dokładne wprowadzanie danych, nie zawsze możesz polegać na danych produktów dostarczanych przez dostawców. Zazwyczaj wysyłają oni SDS z szerokimi zakresami chemicznymi, a do Ciebie należy decyzja, jakie podejście przyjmiesz. Czy będziesz konserwatywny i założysz, że Twoje produkty zawierają najwyższy zakres potencjalnych emisji, czy też zaryzykujesz niedoszacowanie swojego wpływu na środowisko?

Najlepszym rozwiązaniem jest dodanie do systemu EMS funkcji, które całkowicie pozwolą uniknąć pułapki niedokładnego wprowadzania danych. Każdy system EMS, z którego warto korzystać, powinien umożliwiać elektroniczne zbieranie danych od dostawców przy użyciu jakiejś wspólnej bazy danych. Może to być szablon, który sprzedawca wypełnia i wysyła pocztą elektroniczną, może to być wspólny dokument online lub bezpieczny portal internetowy.

Tak czy inaczej, poprzez umieszczenie odpowiedzialność za dostarczanie dokładnych z powrotem w ręce swoich sprzedawców (którzy znają dane produktu znacznie lepiej już), można uniknąć tych małych błędów ludzkich.

Jako dodatkowy bonus, będzie to drastycznie zmniejszyć czas spędzony na wprowadzaniu danych, co jest jednym z najbardziej opłacalnych sposobów, aby przejść godzin.

Zintegrowana technologia sterowania i CEMS

Jeśli zainstalowana została jakakolwiek technologia kontroli mająca na celu redukcję emisji do powietrza lub jeśli posiadają Państwo system ciągłego monitorowania emisji (CEMS), wówczas konfiguracja Państwa sprzętu generuje wiele przydatnych danych środowiskowych. Istotne jest zatem, aby Państwa SZŚ był w stanie wykorzystać te źródła danych i włączyć je do ostatecznych wyników emisji, jakie uzyskuje.

Na przykład, system CEMS może powiedzieć, o której dokładnie godzinie (lub nawet minucie, jeśli pomiary wykonywane są tak często) zakład przestał spełniać warunki pozwolenia i kiedy dokładnie problem został naprawiony.

Kiedy przychodzi czas, aby zgłosić ten problem i zapłacić grzywnę za niezgodność, można podać najdokładniejsze możliwe ramy czas owe i uniknąć płacenia za znacznie przeszacowany okres czasu. Może to oznaczać różnicę między płaceniem za jedną godzinę a za cały tydzień.

Wbudowany system weryfikacji

Za każdym razem, gdy produkt trafia do Twojego zakładu, musisz upewnić się, że nie znajduje się on na jednej z list substancji zakazanych lub - co gorsza - substancji zakazanej przez agencję federalną. Istnieją dziesiątki, a potencjalnie setki list, z którymi można porównać substancje przed rozpoczęciem ich stosowania.

I jak w większości procesów wykorzystujących dane o produktach, jest tu wiele miejsca na błędy. Można zapomnieć o sprawdzeniu substancji, nie wiedzieć, że istnieje powszechna nazwa alternatywna, która jest używana zamiast niej, lub nie wiedzieć, że federalna lista zakazanych substancji została niedawno zaktualizowana.

Popełnienie błędu na tym etapie zarządzania danymi może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar za niezgodność z przepisami lub dokładnego audytu. Możesz nawet zostać zmuszony do zamknięcia działalności do czasu rozwiązania problemu.

Najprostszym sposobem zabezpieczenia się przed takimi sytuacjami jest zbudowanie systemu zarządzania środowiskiem, który może elektronicznie sprawdzać listę zakupionych produktów z dowolną liczbą list substancji zakazanych. Dzięki zautomatyzowaniu etapu porównywania, Twój nakład pracy zostanie zredukowany do prostego upewnienia się, że jesteś na bieżąco ze zmianami w przepisach i listach zakazanych oraz że odpowiednio aktualizujesz swoją bazę danych list.

Nie ma znaczenia, czy szukają Państwo nowego i lepszego EMS, czy też chcą Państwo po prostu ulepszyć swoje obecne Oprogramowanie do Zarządzania Środowiskiem, dodanie tych trzech funkcjonalności pozwoli uzyskać niesamowite rezultaty.

Oprogramowanie, które dostosowuje się do stale zmieniającego się krajobrazu

FirmaERA Environmental Management Solutions wierzy w dostarczanie narzędzi, których zakłady potrzebują w każdej chwili, aby poradzić sobie z wieloma czynnikami i przepisami mającymi wpływ na ich działalność. Właśnie dlatego firma ERA Environmental nigdy nie stosowała wersjonowania w swoim modelu oprogramowania. ERA stoi na stanowisku, że oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) nie powinno być nigdy wersjonowane i aktywnie aktualizowane, aby nadążać za potrzebami Twojej firmy.